Conditions Générales d'Utilisation du formulaire national de transmission du quotient familial (QF) - à destination des administrations

Ce document, ci-après les « CGU », présente les modalités d’utilisation du service national de collecte du quotient familial par les collectivités et administrations, ci-après les « Administrations », auprès des particuliers, ci-après les « Usagers ». Les présentes conditions générales d’utilisation (CGU) s’imposent aux Administrations.

Consulter les CGU s'imposant aux Usagers

1. Présentation

1.1. Finalité

Le service national de collecte du quotient familial par les collectivités, ci-après dénommé le « Service », permet la transmission effective d'informations entre l'Usager et l'Administration, au travers du Formulaire national de transmission du QF, ci-après dénommé le « Formulaire QF ». Ce Formulaire QF et ce Service sont mis en oeuvre par la Direction interministérielle du numérique, ci-après dénommée « la DINUM » et visent à :

• Faciliter la mise en place d'une tarification sociale dans le cadre de la cantine, du transport ou d'autres aides spécifiques proposées par les collectivités, en récupérant plus facilement le quotient familial CAF ou MSA qui est un indicateur de ressource du ménage.

• Permettre à un Usager de transmettre à l'Administration, de façon sécurisée :

  • ses données d’identité, c'est-à-dire nom, prénoms, date de naissance, sexe, lieu de naissance et pays de naissance. L'ensemble de ces données, récupérées via FranceConnect, sont ci-après dénommées « Identité pivot » ;
  • son quotient familial CAF ou MSA (QF) et les données d'identité des membres de sa famille (nom, prénoms, nom d'usage, date de naissance et sexe). L'ensemble de ces données, récupérées via l'API Particulier, sont ci-après dénommées « Données QF et composition familiale ».

• Permettre à l'Administration de réutiliser l'Identité pivot, a posteriori et pour toute la durée utile à la mise en place de la tarification sociale de l'Usager, afin de mettre à jour les Données QF et composition familiale pour proposer une tarification au plus près de la situation de l'Usager.

1.2. Fonctionnement

Le Service accède à des données émanant d’administrations diverses et les transmet à des Administrations diverses dans des conditions assurant le respect de la finalité, la protection des données et le respect des règles de confidentialité.

1.2.1. Récolte des données usager : le formulaire QF

Pour ce faire, le Formulaire QF consiste en un dispositif d’échange permettant :

• l'identification de l'Usager via FranceConnect ;
• la récupération de son Identité Pivot et de ses Données QF et composition familiale via FranceConnect et via l'API Particulier ; et leur transmission à l'Administration, via les autres briques du Service.

1.2.3. Stockage des données : Hubee

Les informations collectées par le Formulaire QF sont transmises au Hub d'échange de l'État (HubEE), ci-après dénommé « Hubee ». Hubee stocke l'Identité pivot et les Données QF et composition familiale de l'Usager dans un dossier accessible uniquement à l'Administration à l'origine de la démarche.

Les conditions d'utilisation de Hubee s'imposent aux Administrations.

1.2.4. Consultation des données : Portail Hubee ou logiciel de l'Administration

La consultation des Données QF et composition familiale dans Hubee peut se faire de deux façons :

• l'Administration utilise l'interface utilisateur, ci-après dénommée « Portail Hubee » et disponible à cette adresse : https://www.hubee.numerique.gouv.fr/. L'accès aux dossiers des Usagers dans le Portail Hubee, ci-après dénommé « Abonnement Hubee Formulaire QF », est possible pour l'agent ayant effectué la demande d'habilitation au Service. Le processus d'adhésion est décrit en 2.1.1 de ce document. Cet agent peut ajouter d'autres agents de l'administration à l'abonnement. Ces agents pourront alors consulter les dossiers des Usagers dans le Portail Hubee. L'Administration est responsable des données qu'elle récupère et par conséquent de la liste des agents qu'elle autorise à consulter l'Abonnement Hubee Formulaire QF;
• l'Administration utilise l'API mise à disposition par Hubee pour intégrer les données directement dans son logiciel, dont la gestion technique peut être sous-traitée à un tiers externe, ci-après dénommé « Éditeur ». Les données récupérées par l'API doivent uniquement être accessibles aux agents duement habilités, et en aucun cas à l'Éditeur.

1.3. Administrations concernées

1.3.1 Cas général

Le Service est ouvert aux Administrations au sens de l’article L. 100-3 du Code des relations entre le public et l’administration, c’est-à-dire les administrations de l’État, les collectivités territoriales, leurs établissements publics administratifs respectifs et les organismes et personnes de droit public et de droit privé chargés d’une mission de service public administratif, y compris les organismes de sécurité sociale.

Le Formulaire QF est ouvert à tous les Usagers effectuant une démarche pour obtenir la tarification sociale d'un service de l'Administration, si cette dernière, l'Administration, a mis en place le Service et s'est engagée à en respecter les CGU.

La liste des Administrations habilitées à proposer ce Service via le Formulaire QF à ses Usagers est disponible depuis cette page en utilisant le menu déroulant.

1.3.2. En cas de prestataire externe

Les Administrations peuvent être amenées à sous-traiter la gestion de leur service informatique à des tiers externes, les Éditeurs.

⚠️ L'Éditeur ne doit en aucun cas être le destinataire de la donnée.

Si l'Administration utilise un logiciel sur étagère proposé par un Éditeur et souhaite bénéficier du Service l'éditeur doit prendre contact avec API Particulier (api-particulier@api.gouv.fr) afin de mettre en place :

• un modèle de formulaire Datapass de demande d'habilitation au Service, que l'ensemble des Administrations devront compléter. Le questionnaire suivant est transmis à l'Éditeur dans l'objectif d'élaborer le modèle.
• un compte "éditeur" sur Hubee, qui permettra par la suite de récupérer les clés d'accès techniques de chaque Administration pour brancher leur logiciel avec Hubee.

Si l'Administration se fait aider par un prestataire externe pour mettre en place le Service, il doit s'assurer à ce que le prestataire, comme n'importe quel tiers non-habilité, ne soit pas destinataire des données.

2. Modalités d’utilisation du Service

L'utilisation du Service est facultative et gratuite.

2.1. Rôle et engagements de l'Administration

2.1.1 Adhésion

L'Administration vérifie qu’elle remplit les conditions d’accès présentées dans les présentes CGU et effectue sa demande d’adhésion à partir du site internet : https://datapass.api.gouv.fr/api-particulier.

L'Administration demande l’accès au Service uniquement si sa politique de tarification sociale nécessite l'accès au quotient familial des particuliers.

La demande d’accès effectuée par l'Administration visant à être habilitée à utiliser le Service est spécifique à cette Administration et à la démarche de tarification sociale nécessitant l'utilisation du quotient familial (sous-entendu, l'utilisation du Service est strictement autorisée dans ce cadre précis). En effectuant cette demande d'accès au Service, l'Administration obtient des habilitations à utiliser :

• API Particulier (permettant d'accéder aux Données QF et composition familiale)
• FranceConnect (permettant d'accéder à l'Identité Pivot)
• Hubee (permettant de stocker la donnée et/ou d'utiliser le Portail Hubee)

Les conditions d'utilisation de ces différents services s'imposent à l'Administration :

• CGU API Particulier
• CGU FranceConnect
• CGU Hubee

En ce qui concerne Hubee, la validation de l'habilitation engendre la création d'un Abonnement Hubee Formulaire QF pour l'Administration. Cet abonnement permet de récupérer les données des Usagers via le Portail Hubee ou via l'API de Hubee.

Si l'Administration habilitée n'a pas les compétences techniques pour intégrer une API et n'a pas de logiciel Éditeur, seul l'accès au Portail Hubee lui sera délivré. Aucun jeton API Particulier ne lui sera délivré. Concrêtement, à l'issue du processus d'adhésion, un Abonnement Hubee Formulaire QF sera rattaché au compte de l'Administration sur Hubee. L'accès à cet abonnement sur le Portail Hubee sera au départ possible uniquement pour la personne ayant effectuée la demande d'habilitation, au travers de l'adresse e-mail qu'elle aura utilisée. Cette personne pourra délivrer des accès à d'autres agents habilités à utiliser la donnée pour la finalité indiquée dans l'habilitation.

2.1.2. Renouvellement de l'accès technique

Cette partie concerne uniquement les Administrations ayant obtenu un jeton API Particulier et par conséquent ne concerne pas les Administrations qui ont été seulement habilitées à utiliser le Portail Hubee

L'habilitation délivrée n'a pas de durée de vie, elle reste valable tant que le cadre juridique est respecté.

En revanche, pour des raisons de sécurité, le jeton API Particulier, indispensable pour accéder aux Données QF et composition familial et donc faire fonctionner le Service, est émis avec une durée de vie de 18 mois. Son expiration est programmée à cette date sauf en cas de révocation précoce. Trois mois avant l’expiration, l'Administration est invitée à formuler une demande de prolongation du jeton. Pour l'informer, l’API Particulier envoie des notifications par emails trois mois avant l'expiration du jeton.

Ce formulaire de prolongation est disponible sur le compte utilisateur API Particulier, ci-après dénommé « Compte API Particulier »

Le formulaire de prolongation permet à l'Administration d’indiquer si des changements sont intervenus depuis la demande d’habilitation Datapass mentionnée ci-avant et donc de vérifier que les conditions pour lesquelles l'habiliation a été délivrée sont toujours valables. Une fois le formulaire complété par l'Administration :

• Si des changements sont signalés, l'Administration est invitée à lancer une demande de modification de l’habilitation. Cette demande sera traitée en priorité par les services instructeurs de la DINUM. Après validation, le jeton sera prolongé de 18 mois.
• Si aucun changement n’est signalé dans le formulaire, le jeton est prolongé de 18 mois à la suite de l’envoi du formulaire de prolongation.

Dans le cas où l'Administration ne complète pas ce formulaire de prolongation avant l'expiration du jeton, l'habilitation de l'Administration au Service est toujours valide. Mais son jeton technique API Particulier est coupé. Concrètement, cela signifie :

• Pour les Usagers de la collectivité : lorsqu’ils complèteront le Formulaire QF, une erreur leur sera envoyée, ils ne pourront donc pas utiliser le Service.
• Pour les agents de l'Administration : lorsqu’ils iront sur l'interface utilisateur pour consulter la donnée, le jeton ayant expiré, une erreur sera renvoyée.

2.1.3 Engagements

Une fois son raccordement effectué, l'Administration s’engage à mettre en œuvre le Service en l’intégrant au sein de ses services numériques, ou en utilisant le Portail Hubee. L'Administration est responsable des traitements qu’il opère sur les données reçues au moyen du Service et, à ce titre, respecte les obligations inhérentes à ce traitement, notamment celles prévues par la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée.

L'Administration s’engage à ne pas donner accès aux données obtenues par l’intermédiaire du Service à un tiers non-habilité et à un agent habilité ne bénéficiant pas d’un niveau d’authentification suffisant.

L'Administration utilisant le Service par le biais de son logiciel et non par le Portail Hubee s’engage à présenter les données obtenues par l’intermédiaire du Service aux seuls agents dûment habilités et à tracer l’accès de ces agents aux données. Ces traces sont conservées pour une durée minimum de 36 mois, la durée légalement applicable.

L'Administration s’engage à ne pas commercialiser les données reçues et à ne pas les communiquer à des tiers en dehors des cas prévus par la loi.

L'Administration s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement du Service, notamment en matière de traçabilité interne, et à informer, le cas échéant, la DINUM de toute difficulté de nature à compromettre le bon fonctionnement du Service. En particulier :

• elle garantit que l'accès aux données par Hubee, par le Portail Hubee ou par son propre logiciel, est uniquement possible aux agents duement habilités ;
• elle garantit que l'accès au Compte API Particulier est uniquement rendu accessible aux agents duement habilités - Pour les administrations ayant obtenu un jeton API Particulier -;
• elle garantit la confidentialité du jeton d'accès API Particulier - Pour les administrations ayant obtenu un jeton API Particulier -. Dès lors que la confidentialité du jeton a pu être compromise, y compris de manière accidentelle, le jeton doit être révoqué. À ces fins, l'Administration s’engage à alerter sans délai la DINUM en envoyant un courriel à support@particulier.api.gouv.fr.

En cas d’incident grave dans l’utilisation du Service, l'Administration s’engage à coopérer avec la DINUM dans la réalisation d’un audit, en fournissant toutes les informations nécessaires.

Dans ses procédures internes, l'Administration s’engage à ne pas considérer la non-transmission d’une donnée par le biais du Service, comme impliquant une réponse non conforme entrainant directement le rejet de la démarche de l’Usager. Dans ce cas, le Formulaire QF a été conçu par la DINUM de façon à proposer des alternatives aux Usagers. L'Administration s'engage à permettre à l’Usager de finaliser sa demande via une procédure alternative.

L'Administration s’engage à mettre à jour les coordonnées des contacts indiqués sur sa demande d'habilitation Datapass, et notamment par le biais du formulaire de prolongement envoyé tous les 18 mois, afin de pouvoir être contacté par la DINUM. Ces informations sont modifiables n'importe quand depuis Datapass, en effectuant une demande de modification de l'habilitation sur https://datapass.api.gouv.fr/

2.2. Rôle et engagements de la DINUM

La DINUM met en œuvre et opère le Formulaire QF et le Service conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. À ce titre, la DINUM s’engage à respecter les obligations légales liées au traitement, notamment celles relevant de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

La DINUM met à disposition le site internet https://quotient-familial.numerique.gouv.fr afin de permettre à l'Usager d'utiliser le Formulaire QF pour bénéficier du Service.

Au travers du Formulaire QF, la DINUM s'engage à rendre explicite à l'Usager les données le concernant qui transiteront par le Service.

La DINUM s’engage à transmettre les données demandées par l'Administration via le Service au regard de son droit d’en connaître.

La DINUM s’autorise à mettre fin à l’accès au Formulaire QF et au Service par l'Usager et/ou l'Administration si elle estime que l'usage du Formulaire QF et du Service :

• n’est pas conforme aux présentes CGU et aux CGU à destination des Usagers,
• ne respecte pas les dispositions légales en vigueur,
• ne correspond pas aux exigences de sécurité ou porte préjudice à son image.

La DINUM s’engage à ce que le Formulaire QF et le Service soient accessibles à 99,5 % et à informer les Administrations de toute difficulté de nature à en compromettre le bon fonctionnement. L’engagement de disponibilité porte sur le Formulaire QF et le Service**. Cet engagement ne s'applique pas :

• dans le cas où les dispositifs d’échange sous-jacents (i.e. l'API du bouquet API Particulier permettant de récupérer les Données QF et composition familiale) sont défaillants. En effet, ceux-ci dépendent d’entités sur lesquels la DINUM n’a pas d’autorité fonctionnelle ou hiérarchique.
• sur la disponibilité de FranceConnect qui a ses propres conditions de disponibilité.

La DINUM s’engage à mettre en œuvre toutes mesures appropriées afin de protéger et de garantir l’intégrité des données traitées dans le cadre du Formulaire QF et du Service. Elle ne porte aucune responsabilité s’agissant de la qualité ou du contenu intrinsèque des données transmises par FranceConnect et les API du bouquet API Particulier.

2.3. Cookies et mesures d'audience

Le Formulaire QF et le Compte API Particulier déposent des cookies de mesure d’audience (nombre de visites, pages consultées) respectant les conditions d’exemption du consentement de l’internaute définies par la recommandation « Cookies » de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) Ils utilisent Matomo, un outil libre, paramétré pour ce faire. Cela signifie, notamment, que ces cookies ne servent qu’à la production de statistiques anonymes et ne permettent pas de suivre la navigation de l’internaute sur d’autres sites.

Pour connaître la politique de Hubee en termes de cookies et de mesure d'audience, veuillez consulter les CGU Hubee.

Pour connaître la politique FranceConnect en termes de cookies et de mesure d'audience, veuillez consulter les CGU FranceConnect.

3. Traitement des données à caractère personnel

Le Formulaire national QF et le Service ne collectent que les données strictement nécessaires à leur mise en œuvre.

Les catégories de données à caractère personnel traitées sont les suivantes :

3.1. Données personnelles des Usagers

Consulter les CGU du Service à destination des Usagers

3.2. Données techniques d'utilisation des Usagers

Consulter les CGU du Service à destination des Usagers

3.3. Données personnelles du côté de l'Administration

En plus des données des Usagers, le Service traite également les données personnelles des différents contacts de l'Administration. Ces données sont nécessaires à la mise en oeuvre du Service et obtenues notamment au moment du processus d'adhésion de l'Administration :

• Nom, prénom, adresse e-mail et téléphone du demandeur et du contact métier de la demande d'habilitation Datapass. Ces informations permettent d’assurer l’accès de l'Administration au Portail Hubee, au formulaire de prolongation du compte API Particulier, de recevoir les notifications de demande de prolongation du jeton, d’accéder aux lettres d'informations, de consulter les invitations aux évènements organisés par API Particulier.

• Nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone du contact technique de la demande d'habilitation Datapass. Ces informations constituent le point d'entrée pour toute question technique. Elles permettent d'assurer l'accès au compte API Particulier pour la récupération du jeton d'accès. Elles permettent également de recevoir des invitations, des lettres d'informations et d'être alertés en cas d'incident technique ou de maintenance. Si le Founisseur de service utilise le logiciel d'un Éditeur, ces informations sont celles de l'Éditeur.

3.4 Traitement des données à caractère personnel par les partenaires du Service

Pour connaître la politique de Hubee en termes de traitement des données à caractère personnel, veuillez consulter les CGU Hubee.

Pour connaître la politique FranceConnect en termes de traitement des données à caractère personnel, veuillez consulter les CGU FranceConnect.

Pour connaître la politique Datapass en termes de traitement des données à caractère personnel, veuillez consulter les CGU FranceConnect.

Pour connaître la politique API Particulier en termes de traitement des données à caractère personnel, veuillez consulter les CGU FranceConnect.

3.5. Précautions, garanties, et droit d'accès

La DINUM s'engage à prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l'Usager ou de l'Administration, et notamment empêcher qu'elles soient déformées et endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

La DINUM garantit aux Usagers du Formulaire QF et aux contacts de l'Administration, les droits d'accès, de rectification et d'opposition prévus par la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Ces droits s’exercent via l’adresse mail api-particulier@api.gouv.fr.

La DINUM s'engage à n'opérer aucune commercialisation des informations des Usagers transmises au moyen du Formulaire QF, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

La DINUM s'engage à n'opérer aucune commercialisation des informations des contacts de l'Administration lors du processus d'adhésion et de l'utilisation du Service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

4. Cadre légal et responsabilité

Le présent Service et Formulaire QF est mis en œuvre selon les dispositions du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA). Les CGU s’inscrivent également dans le cadre :

• des préjudiceicles L. 114-8 et suivants du Code des relations entre le public et l’administration relatifs à l’échange de données entre administrations ;
• de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
• du Décret n°2010-112 du 2 février 2010 pris pour l'application des articles 9, 10 et 12 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives ;
• de l’Arrêté du 4 juillet 2013 autorisant la mise en œuvre par les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale, les syndicats mixtes, les établissements publics locaux qui leur sont rattachés ainsi que les groupements d'intérêt public et les sociétés publiques locales dont ils sont membres de traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d'un ou de plusieurs téléservices de l'administration électronique.

L’adhésion de l'Usager au Formulaire QF emporte l’acceptation des présentes CGU et de celles du Service.

Le Formulaire QF et le Service sont mis à disposition sans autres garanties expresses ou tacites que celles qui sont prévues par les présentes. Le Formulaire QF et le Service sont développés conformément à l’état de l’art. Toutefois, il n’est pas garanti qu’ils soient exempts d’anomalies ou erreurs. Le Formulaire QF et le Service sont donc mis à disposition sans garantie sur leur disponibilité et leurs performances. À ce titre, la DINUM ne peut être tenue responsable des pertes et/ou préjudices, de quelque nature qu’ils soient, qui pourraient être causés à la suite d’un dysfonctionnement ou une indisponibilité du service. De telles situations n'ouvriront droit à aucune compensation financière.

L'Usager s’engage à respecter les présentes CGU, celles du Service et la législation en vigueur. Il s’engage notamment à ne fournir, dans le cadre de l'utilisation du Formulaire QF, que des informations exactes, à jour et complètes.

Dans l'hypothèse où l'Usager ne s'acquitterait pas de ses engagements, la DINUM se réserve le droit de suspendre ou résilier Formulaire QF et le Service pour cet Usager, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s'expose, notamment, aux sanctions prévues à l'Article 441-1 du Code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu'à trois ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.

5. Modification et évolution du Service

La DINUM se réserve la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le Formulaire QF et le Service pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Une page d'information est alors affichée à l'Usager lui mentionnant cette indisponibilité.

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être modifiés ou complétés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au Service, de l’évolution de la législation ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Ces modifications et mises à jour s’imposent à l'Administrations qui doit, en conséquence, se référer régulièrement à cette rubrique pour vérifier les conditions générales en vigueur. Cette modification fait l’objet d’une communication aux Administrations selon les modalités définies par la DINUM.

6. Nous contacter

Pour toute demande concernant une difficulté technique, un problème lié à l’utilisation du Formulaire QF et du Service, ou vos données personnelles (droit d’accès CNIL), vous pouvez nous contacter à l’adresse e-mail api-particulier@api.gouv.fr

Le 05 juin 2024